Privacyverklaring Dansgroep Heliopsis

Dansgroep Heliopsis vzw hecht veel waarde aan de be- scherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transpa- rante informatie geven over (welke gegevens we verza- melen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dansgroep He- liopsis vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verorde- ning Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeen- stemming met het doel waarvoor deze zijn ver- strekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maat- regelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Dansgroep Heliopsis vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in alge- menere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactge- gevens:

Dansgroep Heliopsis VZW Noordhinder 33/11

8301 Knokke-Heist heliopsis@skynet.be Telefoon : +32 497 83 80 11

Contactpersoon: Viviane De Schrijver

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze hui- dige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, per- sonen die belangstelling tonen of toonden voor onze ac- tiviteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Dansgroep Heliopsis vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan de leden

  • het deelnemen aan de activiteiten van Dans- groep Heliopsis VZW

  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigin- gen, e-mails en berichten via sociale media

  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid

  • het beheer van ons verzekeringsdossier waar- voor de leden verzekerd zijn

  • het nakomen van onze wettelijke verplichtin- gen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwil- ligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecte- ren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaats- vindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de vol- gende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voor- naam, adres,

  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e- mail adres

  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaart en rijksregisternummer

  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, ge- boorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit

  • Interesses/hobby’s/danservaring(en)

  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnum- mer, betalingen, …)

  • Opleiding en vorming

  • Aanwezigheid

  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, soci- ale media)

Voor minderjarige leden worden ook de privé contactge- gevens van hun ouders gevraagd/ en of verwerkt.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvings- formulieren, invul- en contactformulieren op onze web- site, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij ver- zamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzon- dering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uit- voering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..)

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie

  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwer- kersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepa- lingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel;

  • Sportievak die instaat voor onze verzekeringen;

  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overhe- den, fiscale administraties, sociale zekerheids- instanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspra- ken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waar- borgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behan- deld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw per- soonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contact- gegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere der- den indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Dansgroep Heliopsis vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereis- ten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Be- waartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te be- schermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtma- tige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen ge- nomen;

  • Alle personen die namens Dansgroep Heliopsis vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opge- leid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aan- tal duidelijke richtlijnen en worden op regelma- tige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.

  • Aan deze medewerkers wordt toegang ver- leend tot uw gegevens voor zover ze die infor- matie nodig hebben om hun taken naar beho- ren uit te voeren.

  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitge- breide analyse gedaan om uw rechten, de vei- ligheid en bescherming van uw persoonsgege- vens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw ge- gevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgege- vens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbe- tering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of on- volledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doelein- den waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt wor- den. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doelein- den (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij ge- hoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om je adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controle- ren vragen wij om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er worden geen enkele categorie van personen onder- worpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te ne- men.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toe- zichthoudende autoriteit op het gebied van privacy be- scherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring Dansgroep Heliopsis vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondi- ging doen op onze website.